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iDOC
Software Documentale
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DocNet è una procedura che consente di scansionare i documenti
cartacei (fatture, DDT, ecc..), di riconoscerne gli elementi significativi (categoria,
data, numero documento, importi imponibili, IVA, scadenza pratica, mittente, destinatario,
ecc..) e di memorizarli, attraverso chiavi di ricerca, in un file nel formato
adatto a generare movimenti di prima nota e scadenziario per i più diffusi programmi
di contabilità. I documenti vengono trasformati in immagini digitali, files di tipo
PDF o TIFF, attraverso un qualsiasi scanner (preferibilmente con caricatore ADF
oppure una macchina Digitale Multifunzione, per scansionare in pochissimo tempo
grandi volumi di documenti).
I documenti già presenti in forma digitale, in quanto generati da altro software
o ricevuti come allegati di e-mail, possono essere comunque archiviati in modo organizzato
secondo le esigenze aziendali in maniera tale da essere velocemente rintracciati
e riprodotti.
I documenti, una volta acquisita la forma digitale, vengono catalogati ed archiviati
nel database di DocNet. In qualunque momento è possibile rintracciare i documenti
(per utente, clienti/fornitori, status e tipologia di archiviazione) e riprodurli
(in forma cartacea, in un diverso formato di file, inviati a mezzo fax attraverso
un fax server installato nella rete di PC, come allegati a e-mail, ecc..).
Gli utilizzatori del sistema possono stabilire, preventivamente, le modalità di
archiviazione, le quali possono variare a seconda delle specifiche esigenze aziendali
o dei reparti all'interno dell'azienda o dello studio professionale. Ciò è possibile
attraverso la memorizzazione mediante chiavi di ricerca tramite le quali, come si
è detto sopra, è possibile ricercare un determinato documento.
Grazie alla funzione OCR, i dati presenti sul file da archiviare, da utilizzare
come chiavi di ricerca, vengono automaticamente rilevati evitando la digitazione
manuale, andando così a risparmiare tempo e tutelandosi da eventuali errori.
Con la mappatura del documento è possibile riconoscere e memorizzare le posizioni
di ciascun dato significativo. In tal modo, ogni qualvolta si effettuara una scansione
di un documento riconducibile allo stesso soggetto (ad es. una fattura dello stesso
fornitore), questo sarà riconosciuto automaticamente e i relativi dati significativi
saranno, sempre automaticamente, prelevati e resi disponibili in attesa di una conferma
definitiva. Sono previste funzioni di controllo, di quadratura del documento, di
congruenza del dato e di modifica di ogni singolo campo; sono, altresì, riconoscibili
dati stampati con scarsa leggibilità (stampanti con nastro in esaurimento, allineamento
impreciso dei valori nelle apposite caselle, ecc..).
DocNet è provvisto di una serie di tabelle che gestiscono il flusso dei documenti
archiviati. Con la gestione di protezione dei documenti, è possibile stabilire i
permessi di visualizzazione dei vari documenti, quale utente o quale gruppo di utenti
sono abilitati a visualizzare e trattare determinati documenti riservati (ad es.
è possibile impostare il sistema affichè le fatture dei fornitori possano essere
maneggiate solo dall'ufficio amministrativo), nel rispetto della normativa sulla
privacy.
Il sistema contempla la funzione in virtù della quale vi è la possibilità di stabilire
lo status dei documenti: questa operatività è molto utile qualora un documento
abbia varie fasi, o passaggi, di approvazione (ad es. approvazione ufficio ordini,
rifiuto ufficio tecnico).
Il software prevede l'attribuzione ai vari documenti di un codice pratica: con questa
funzione tutti i documenti facenti parte di una determinata pratica possono essere
immediatamente reperiti; inolttre, è possibile impostare la successione temporale
delle scadenze all'interno di una stessa pratica.
Un'altra interessante ed utile funzionalità di DocNet è data dall'ASD (Archiviazione
Storico Documenti), grazie al quale l'utente può archiviare documenti in
base alla data, alla categoria documento, ecc.. e scegliere su quale supporto eseguire
l'archiviazione (CD; DVD, Hard Disk esterni, ecc..); DocNet memorizza la
posizione del supporto di storicizzazione e, conseguentemente, l'utente è in grado,
anche a distanza di anni, di avere l'immediata disponibilità del documento memorizzato.
DocNet, nella versione Web client, è fruibile anche a mezzo Internet. Questa
opzione, che non necessita l'installazione di alcun programma sul PC, è particolarmente
interessante per quelle aziende che, avendo sedi o filiali sperse ovunque nel mondo,
sono messe nella condizione di poter condividere documenti previo accentramento
degli stessi in un database presente su un Web server.
Con il modulo visualizzatore l'utente può ricercare e visualizzare (o stampare)
documenti precedentemente archiviati da altri operatori (ad es. l'amministratore
può rinvenire e visualizzare sul proprio PC i documenti archiviati dalla segretaria;
il commercialista può consentire alle proprie aziende clienti di ricercare, visualizzare
e riprodurre i documenti archiviati dallo studio durante l'anno, offrendo in tal
modo un innovativo ed utile servizio all propria clientela).
Infine DocNet prevede, all'interno di un apposito modulo, la gestione automatica
del processo di archiviazione sostitutiva: firma digitale, Marca Temporale ed Evidenza
Informatica (impronta del documento).
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